segunda-feira, 23 de junho de 2014

6 Questões em consultoria empresarial

Quando sente a necessidade de assumir um compromisso com um consultor para resolver algum problema que tem na sua empresa deve fazer algumas perguntas para determinar o tipo de serviço de consultoria aplicável.

Consultoria é o fornecimento de conselhos úteis às empresas, ajudando os gestores a implementar o conselho.

Um consultor é um conselheiro independente, que agrega valor ao ajudar os gestores a identificar e alcançar uma mudança benéfica adequadas às suas soluções.


Questão 1:
  • Estou a fazer o que é certo?
Se tem esta questão em mente, muito provavelmente precisa de consultoria numa das seguinte áreas para confirmar a sua actuação:
  • Consultoria de estratégia
  • Consultoria para avaliação da concorrência

Questão 2:
  • Estou a fazer as coisas da maneira certa?
Se estas questão lhe surge com frequência provavelmente deve rever os seus procedimentos:
  • Consultoria para revisão de operações 
  • Consultoria para aferição (benchmarking) das operações

Questão 3:
  • O que posso mudar para fazer as coisas da maneira certa?
Provavelmente necessita de ajuda para saber como pôr as coisas no bom caminho:
  • Definição e selecção de soluções
  • Desenho de soluções de alteração
  • Projecto de processos

Questão 4:
  • Como faço para conseguir as mudanças necessárias?
Após definidas as alterações a implementar há que saber como implementá-las. Precisará de consultoria para:
  • Planeamento do projecto / planeamento da mudança
  • Avaliação da disponibilidade da mudança

Questão 5:
  • Como faço para implementar o plano de mudança que eu tenho?
Se esta questão o preocupa então precisa de consultoria especializada em:
  • Gestão de projecto
  • Gestão da mudança

Questão 6:
  • Que resultados estou a obter com as mudanças que eu fiz?
Nesta fase há a necessidade de se certificar que as mudanças que implementou estão a sortir efeitos:
  • Avaliação de desempenho
  • Auditoria de projecto
  • Verificação de integridade

Se tem dificuldade em avaliar qual a pergunta a que deve responder com mais prioridade peça uma avaliação gratuita do seu caso.
Alfredo Simões
Consultor de empresas


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segunda-feira, 9 de junho de 2014

Software facturação restaurante

O desemprego continua a grassar a vida das pessoas e das famílias. Muitas pessoas estão a chegar ao fim do tempo limite do recebimento do subsídio de desemprego. Como solução estão a puxar pelo seu espírito empreendedor para iniciar um novo negócio por conta própria.

Em todos os ramos de actividade é obrigatório ter um sistema de facturação que emite um documento de factura simplificada que inclua os produtos vendidos e mencione o nome do cliente e o seu número de contribuinte NIF como requisitos mínimos para estar em conformidade com a legislação.

Actualmente ainda existe o mito da registadora. Quem está a começar um novo negócio tem a tendência em procurar uma registadora.


Embora uma registadora seja mais barata que um sistema POS (Point of Sale / Ponto de Venda) tem alguns inconvenientes que não devemos descurar:
  • Não é facilmente actualizável e podemos perder o investimento efectuado se houver significativas alterações na legislação. Como temos tido muitas alterações de legislação nesta área, o investimento numa registadora é um investimento de risco;
  • Não permite efectuar controlo de stocks e só recebe um número limitado de descrições de produtos. Um negócio novo com vontade de prosperar tem de ser dinâmico no início até conseguir determinar o seu nicho de mercado e acertar com os produtos mais procurados e mais rentáveis;
  • Em termos de assistência técnica, ela tem de ser prestada sempre localmente o que acarreta custos de deslocação. Com um sistema informatizado o suporte pode ser prestado remotamente. Adicionar um produto às descrições disponíveis é uma tarefa que tem de ser sempre efectuada por um técnico especializado. O utilizador raramente consegue fazê-lo;
  • Além disso não permite transmitir ao cliente uma imagem de inovação e criatividade que é indispensável para qualquer novo negócio: A empresa fica desligada do mundo sem acesso à internet e sem poder disponibilizar o serviço de acesso gratuito wireless que prende os clientes ao local do negócio;
  • A registadora não permite extrair os registos mensais a entregar às finanças através do site e-factura pelo que será necessário lançar manualmente venda a venda, trabalho desperdiçado que nem o contabilista gosta de fazer;
  • E outros...

Um sistema de facturação precisa dos seguintes elementos:
  • 1 POS ou computador com monitor
  • 1 sistema operativo
  • 1 monitor
  • 1 impressora de talões
  • 1 gaveta de dinheiro
  • 1 softtware de facturação

Quando se inicia um novo negócio todo o dinheiro é pouco. Há que gastar o mínimo possível. Se já tem o seu portátil porque não aproveitá-lo para iniciar o sistema de facturação da sua empresa?


O seu portátil inclui os três primeiros elementos necessários para um sistema de facturação
  • 1 POS ou computador com monitor
  • 1 sistema operativo
  • 1 monitor

Então só precisa de comprar:

Boa sorte para o seu novo negócio.


Consultor de Empresas

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quinta-feira, 5 de junho de 2014

Como aumentar vendas e assegurar rentabilidade

Vivemos num ambiente de crise económica caracterizada por uma deflação prolongada, dificuldades de acesso ao crédito, altos níveis de desemprego com o consequente declínio do consumo e o adiamento de decisões de compra, instabilidade política com o agravamento da falta de confiança de empresários e consumidores, logo os responsáveis das empresas têm mais dificuldade em concretizar o desafio de aumentar as vendas e assegurar a rentabilidade das suas empresas.

Neste ambiente é indispensável assegurar que as áreas funcionais importantes da empresa se encontram em bom funcionamento de modo a ajudar na concretização dos objectivos.

O sistema de facturação é uma ferramenta importante. Não só pela imposição legal de se usar software certificado mas também pelo facto de que o sistema de facturação nos pode dar informação útil sobre os clientes e produtos mais rentáveis, nós devemos saber explorar a totalidade das potencialidades deste sistema.

Cada vez mais os sistemas informáticos são um factor crítico de sucesso de qualquer empresa moderna pelo que é indispensável ter entidades idóneas competentes a prestar os serviços de assistência informática necessários para garantir a disponibilidade desses sistemas.

A presença na internet é indispensável. Hoje os consumidores e compradores de empresas utilizam a internet para procurar produtos e fornecedores e iniciam o processo de compra sem contactos pessoais. Também as restrições legais na distribuição de publicidade, seja por correio ou por email, implicam que se usem outras técnicas para as empresas serem encontradas pelos seus potenciais clientes.

Os novos sistemas para vender online têm vindo a ter utilização crescente tanto por pequenas empresas como por empresas com liderança de mercado nos sectores mais importantes da economia. O desenvolvimento das empresas de logística permitem agora comprar a maioria dos produtos a partir do conforto do domicílio.

A prospecção de novos clientes já não se consegue fazer pelos métodos tradicionais pois os potenciais clientes esgotaram o tempo e a paciência para atender operadores de telemarketing que por vezes não respeitam a decisão das pessoas. Acertar correctamente com o público-alvo é indispensável em vez de perder tempo com pessoas que não têm necessidade dos produtos e serviços da empresa.

O desempenho de vendas e consequente rentabilidade das empresas está cada vez mais dependente da maneira como se faz a gestão do relacionamento com o cliente uma vez que depois de identificar o potencial cliente é necessário fazer com que concretize a sua necessidade com os produtos e serviços da empresa e que fique superiormente satisfeito de modo a recomendar a empresa a outros potenciais clientes.

Avaliação gratuita da sua empresa
Responderemos rapidamente
Como avalia estas áreas funcionais na sua empresa?


Alfredo Simões
Consultor de empresas

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sexta-feira, 21 de março de 2014

Gestão do relacionamento com o cliente

Esta é a chave secreta para a execução de um programa de comunicação de vendas bem-sucedido:

  • Relacionamento --> Informação --> Venda

Funciona assim:

As pessoas não lhe comprarão algo a menos que tenham um relacionamento consigo. Ter um relacionamento com alguém significa uma partilha de informações.

Se gerar informações a partir de uma determinada perspectiva, então poderá usar essas informações para diagnosticar uma venda.

Esta é a maneira natural de vender .

Venda como um médico.

Um médico escuta enquanto lhe transmite os seus problemas. Só depois ele diagnostica a sua situação e lhe diz exactamente o que ele acredita que você precisa. Com uma taxa de sucesso de 99%, você aceita o seu conselho e compra a sua receita. É por isso que os médicos têm uma taxa de fecho de venda de 99%.

Um médico nunca lhe receita um xarope para a tosse no momento que você entra pela porta do consultório a tossir. Ele ouve primeiro as suas queixas e só depois faz o seu diagnóstico.

Seja primeiro um professor, depois um especialista e por último um vendedor.

Os relacionamentos definem-se por uma palavra - comunicação. Se a sua comunicação é autêntica, informativa e não de venda agressiva, então as pessoas vão reagir positivamente. Enquanto elas vão recebendo a sua comunicação, vai-se construindo um relacionamento e vai-se estabelecendo a confiança, que acaba por ser conquistada. Quando a confiança atinge o ponto de credibilidade correcto, os potenciais clientes partilham informação acerca de si mesmos. Esta informação permite enquadrar a solução correcta a vender.

Esta é a metodologia - Relacionamento --> Dados --> Venda, .em acção.

Aprenda mais sobre a Gestão do Relacionamento com o Cliente.
(CRM - Customer Relationship Management).


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Alfredo Simões
Consultor de empresas

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domingo, 9 de março de 2014

Criar independência e motivação

Na realidade os grandes empresários não estão dispostos a criar novas oportunidades de emprego nem em pagar ordenados decentes que criem motivação nos seus trabalhadores.

Poderão fazer comparações com trabalhadores de outros países mas não se poderão esquecer que a motivação é a base da produtividade e da competitividade. Primeiro precisamos de investir na motivação das pessoas e depois usamos a matemática para comprovar o sucesso em vez de "andar com carro à frente dos bois". Antes devem-se usar cenários e hipóteses que prevejam esse sucesso mas nunca descurando a motivação dos intervenientes.

Ao longo dos anos foram escritos muitos livros e criadas muitas teorias sobre motivação, mas um dos mais simples e poderosos modelos foi criado por Fred Herzberg, um psicólogo americano que foi um líder em gestão.

Herzberg dizia que as pessoas normalmente prestam uma performance média a que chamou de "potter line" e que corresponde a um dia de trabalho justo pago por uma retribuição justa. Coisas como dinheiro, boas condições de trabalho ou carro de empresa, não motivam as pessoas para ter uma performance mais do que média.

Se um colaborador recebe um carro da empresa para seu uso, na altura da atribuição acha o acontecimento espectacular mas rapidamente esse benefício passa a fazer parte de uma condição normal esquecendo depressa a situação em que não usufruía do carro. O mesmo acontece quando recebe um aumento de vencimento. Passado algum tempo o aumento torna-se insignificante. Fred Herzberg chamou ao pagamento justo, boas condições de trabalho e benefícios associados de "factores higiénicos".

Onde Herzberg difere de outros especialistas de gestão é quando diz que estes "factores higiénicos" não podem ser negligenciados ou então a performance cairá abaixo da tal "potter line". Uma empresa tem de ter boas condições de trabalho para os seus colaboradores e deve lutar fortemente para o conseguir. Embora estes factores sejam importantes, não são eles que geram motivação.

Fred Herzberg diz que os motivadores são coisas como concretização de objectivos e reconhecimento, ter tarefas sensíveis e trabalho valorizado, ter responsabilidade, ter oportunidades de promoção e de crescimento pessoal. São estes factores que fazem as pessoas produzir acima da "potter line".

Claramente, se uma empresa quiser obter boa performance dos seus colaboradores tem de criar oportunidades para concretização de objectivos e reconhecimento, dando tarefas desafiantes aos seus trabalhadores.

Existem pontos previsíveis de desmotivação. Herzberg aponta três elementos:
  1. Executar o trabalho
  2. Ver o resultado desse trabalho
  3. Obter reconhecimento e também compensação
Trabalhar arduamente sem obter resultados é desmotivador. Efectuar uma tarefa e não obter resultados é desmoralizador. Por outro lado, se alguém se esforça, vê os resultados do seu esforço, mas não recebe reconhecimento e compensação pelo seu empenho, então isso é devastador. É o que acontece com a maioria dos trabalhadores no nosso país.

Baixar salários abaixo da "potter line" devasta a motivação e não cria competitividade. Qualquer mente inteligente consegue perceber isso.

A alternativa empreendedora será criar pequenos negócios em que as pessoas desempregadas e dependentes de rendimentos precários e incertos possam sentir realização, ver os seus resultados e obter reconhecimento e compensação pelo sua própria dedicação.

O incentivo ao empreendedorismo deve ser criado através da criação de leis mais rígidas que eliminem a criação de monopólios representados por uma única empresa ou por várias empresas que formam cartéis secretos.

Para iniciar um negócio devemos começar por inventariar tudo aquilo que sabemos fazer e quais as actividades para que temos competências.

De seguida devemos fazer um "brainstorm" sobre as várias hipóteses de negócio possíveis de vir a criar. Uma vez descoberto o potencial negócio a criar deve-se analisar a concorrência existente para o mesmo e fazer um estudo de mercado para avaliar a aceitação da iniciativa.

Uma vez comprovado o nicho a trabalhar deve-se considerar os canais com que vamos chegar ao cliente final:
  • Lojas online
  • Venda directa
  • Telemarketing
  • Parceiros / Revendedores autorizados
O recurso a consultoria externa aconselha-se sempre que o empresária não domine convenientemente o planeamento do arranque de actividade.


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Alfredo Simões
Consultor de empresas

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quarta-feira, 5 de fevereiro de 2014

Actualização de software de facturação

Está disponível uma nova actualização de software de facturação devido ao facto de já ter saído nova legislação no início de Janeiro deste ano.

Durante 2013 as empresas foram obrigadas a instalar várias actualizações pelo facto de terem havido várias novas legislações durante o ano.

As consecutivas alterações à legislação têm impacto na operação das empresas, levando-as a duas possíveis posturas:
  • Serem cumpridoras e estarem permanentemente preocupadas com as alterações legisladas 
  • Correrem riscos de infracções e penalizações fiscais por falta de compatibilidade com os sistemas da AT nomeadamente o carregamento das versões SAF-T no site e-factura 
Os fabricantes de software passaram a emitir licenciamentos mensais para ultrapassar estas preocupações e evitar que os clientes corram riscos desnecessários.

A ASCMI criou a solução PACK MINHA FACTURA que permite as seguintes vantagens principais:
  • Certificação legal e fiscal 
  • Actualização mensal automática 
  • Segue as tendências do mercado 
  • Custos fixos previsíveis 
  • Desenvolvimento contínuo 
  • Redundância com backup online 
  • Acesso remoto ao ponto de venda 
  • Investimentos reduzidos em equipamento 
Outras vantagens:
  • O valor apresentado é mensal. 
  • O serviço poderá ser suspenso e reactivado sem custos adicionais. 
  • A factura dos serviços clouding é emitida no primeiro dia de cada mês. 
  • Não existem custos de actualizações no serviço clouding. 
A solução está disponível para Retalho e Restauração e o pagamento pode ser mensal ou anual.

Qualquer que seja a marca e a versão do software em utilização, será possível migrar os dados sem custos ao optar por incluir implementação e assistência na mensalidade.

Podemos fazer uma simulação da mensalidade clicando em PACK MINHA FACTURA

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Alfredo Simões
Consultor de empresas

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terça-feira, 4 de fevereiro de 2014

Como fazer o diagnóstico da sua empresa

Conhecemos muitos empresários que se sentem frustrados com lucros baixos, com a falta de crescimento, ou com o stress de exigências sem fim​​. Muitos lutam com todos os três casos.

Embora cada empresa seja diferente, existem pontos comuns em todas elas.

Basta ter falta de controlo num desses pontos comuns para que isso possa resultar num desempenho medíocre, numa existência de tensão contínua ou no fracasso total. Essa é uma razão porque a taxa de fracasso das pequenas empresas é tão alto. 

Se não está satisfeito com o desempenho da sua empresa, reveja esta lista:


Marketing


  • Segmentação - Tem uma estratégia para alcançar os melhores clientes potenciais através dos seus esforços de vendas e marketing? Uma abordagem não planeada fica muito cara e é ineficiente para qualquer empresa, especialmente uma que seja pequena. Qual é a percentagem dos potenciais clientes que contacta que realmente compram o seu produto ou serviço?
  • Publicidade e Relações Públicas -. Existem muitas opções para colocar um anúncio ou como executar uma campanha de relações públicas. O problema de muitas pequenas empresas é que suas actividades de marketing são dependentes principalmente do contacto de vendedores que as contactam para aderirem a algo usual. Qualquer forma de publicidade ou de relações públicas que se tornem ineficazes podem ser não somente um desperdício de dinheiro, mas também um desperdício de oportunidade. Se não planeia a sua comunicação, se está a actuar como fazia há dez anos atrás, provavelmente está cada vez mais com piores resultados.
  • Mensagem - Muitas empresas ainda usam esta linha: "Vamos exceder as suas expectativas." Foi uma boa linha quando foi pensada pela primeira vez. Agora, ela já é velha e demasiado batida. É uma linha cansada e que precisa de ser reformada. A sua empresa precisa de exceder as expectativas dos seus clientes com a sua própria mensagem de características únicas. Talvez não seja uma só linha. Talvez seja uma mensagem mais completa. Seja o que for, ela deve dizer algo sobre a sua empresa que tenha significado para os seus clientes potenciais.


Gestão


  • Recrutamento - Não há nada mais importante do que contratar as pessoas certas. Recrutar as melhores pessoas é uma habilidade que não é inata do empreendedor típico. A sua empresa tem uma metodologia de recrutamento? O recrutamento por tentativa e erro é uma maneira muito cara e dolorosa de construir uma equipa. O recrutamento das pessoas certas depende muito de uma boa gestão. Qual a percentagem de pessoas que contrata que funcionam bem? Este valor costuma estar entre os 80% e 90%, e diminui consideravelmente num ambiente de baixa remuneração.
  • Despedimentos -. Este é um assunto pouco agradável, e é especialmente desconfortável nos dias de hoje. Mas na realidade dos negócios, algumas pessoas simplesmente não se conseguem adaptar a alguns trabalhos específicos, como por exemplo vender. Muitos patrões evitam despedir a todo custo, deixando-se ir até à falência, porque querem manter uma imagem de "boa gente". Na realidade, tanto os seus clientes como os outros funcionários competentes apenas irão avaliar essa atitude como irresponsável. Existe um teste simples: Tem pessoas que trabalham para si, sobre as quais se sentiria aliviado se não viessem trabalhar amanhã e decidissem deixar a empresa? Se a resposta for sim, isso não é um bom sinal, especialmente se o empregado é um familiar.
  • Operacionalidade - Formação, normas, apoio, reconhecimento, sistemas, indicadores chave de desempenho, acompanhamento, etc. A sua empresa está a atingir os objectivos planeados? Os seus clientes estão satisfeitos? Tem a certeza? Qual é a rotatividade dos seus funcionários? Eles estão contentes e felizes por trabalharem na sua empresa? Será que eles o informam se não estiverem satisfeitos? Trabalha com pessoas que lhe dizem a verdade dos factos? Grita com o seu pessoal? Tem casos de bons colaboradores que deixaram a sua empresa para ir ganhar mais dinheiro num concorrente? Isso é frequentemente uma indicação de outros problemas latentes.


Contabilidade e Finanças


  • Contabilidade - Muitas empresas aparentemente bem sucedidas entraram em apuros por terem negligenciado a informação da contabilidade até ter sido tarde demais. A contabilidade não é apenas para tratar do pagamento dos impostos. Trata-se de informação, percepção e controlo. Uma boa contabilidade não vai tornar o seu negócio bem sucedido, mas uma contabilidade descuidada pode destruir qualquer negócio. Tem alguém a controlar os clientes a receber, a avaliar o risco da abertura de novas contas a crédito e a verificar que as contas existentes estão em dia? Consegue disponibilizar as suas contas para uma auditoria imprevista? Consegue através das suas demonstrações financeiras explicar a situação actual da sua empresa?
  • Preços -  Esta é provavelmente uma matéria adormecida. Quantas vezes já vimos empresários, que se colocam fora do negócio, ou que nunca conseguem fazer o dinheiro que deveriam, por causa de más políticas de preços, ou pelas ausência delas? Cobram preços que não têm qualquer relação com os custos ou com a proposta de valor. Esta é uma das razões que justifica que a empresa tenha uma contabilidade com precisão - para que possa determinar o verdadeiro custo de um produto ou serviço. Os seus vendedores podem flexibilizar os preços nas propostas que entregam aos clientes? Se têm flexibilidade, eles vendem a um preço que permite que haja lucro?
  • Financiamento - A maioria das empresas precisa de algum tipo de financiamento. Quer ele seja proveniente de investidores, bancos, cooperativas de crédito, factoring ou até mesmo de cartões de crédito, existe muito a conhecer e a entender nesta área. Esta é outra situação em que uma boa contabilidade pode ser de grande ajuda. Ou não. Se tiver simplesmente um contabilista que trata das suas declarações de impostos ou dos salários do seu pessoal e não tiver alguém experiente em ajudar empresas a crescer e a obter bons resultados, talvez possa procurar muita informação em livros e documentos online sobre como gerir bem uma empresa. Mas em alternativa pode contratar um consultor competente para o ajudar. Eis um teste: Você sabe qual é o rácio de solvabilidade (capital próprio / passivo total) da sua empresa?


Liderança

  • Qualquer um dos tópicos acima apresentados dará para escrever mais um livro sobre o assunto, mas a liderança também não é excepção. Pensemos em várias relações: visão, direcção, inspiração, suporte. São semelhantes à gestão, mas não são a mesma coisa. Nas empresas grandes que têm crescimento consistente, a liderança fica facilitada quando existem vários níveis de gestão. Numa empresa pequena, o chefe tem de gerir e liderar. O patrão tanto está a escrever uma carta para alguém que violou a política de créditos, como de seguida está a tentar inspirar as tropas. Talvez gestão seja empurrar e liderança seja puxar. Não é fácil fazer os dois movimentos ao mesmo tempo.


Caso esteja bem ou mal pontuado nesta lista, tenha em mente que é uma luta contínua. Os empresários de sucesso estão constantemente a lutar com quase todos os itens desta lista.

E você como faz?


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Alfredo Simões
Consultor de empresas

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